Ewidencja czasu pracy na budowie: papier, Excel czy aplikacja?

Piątek, 17:30. Brygadzista zbiera od ekipy pomięte karty godzin, część jest wypełniona długopisem na kolanie, jednej brakuje, bo została w drugich spodniach. W poniedziałek ktoś w biurze przepisze to wszystko do Excela, a przy okazji dwa razy się pomyli. Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, ten obrazek pewnie nie wymaga dalszego opisu.

W tym artykule porządkuję trzy rzeczy: co dokładnie wymaga od Ciebie prawo, gdzie papier i Excel zawodzą w praktyce oraz kiedy przejście na aplikację faktycznie się opłaca, a kiedy jest przerostem formy nad treścią.

Co mówi prawo

Obowiązek jest jednoznaczny: zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń. Na żądanie pracownika trzeba mu tę ewidencję udostępnić.

Szczegóły określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r. Ewidencja ma zawierać między innymi liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, dyżury, urlopy i zwolnienia. Sama lista obecności z podpisem to za mało: z listy nie wynika, ile godzin kto przepracował ani kiedy zaczął i skończył.

Za naruszenie przepisów o czasie pracy inspektor PIP może nałożyć grzywnę od 1000 do 30 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). W praktyce częstszy i droższy scenariusz jest inny: spór z pracownikiem o nadgodziny, w którym firma nie ma wiarygodnych zapisów. Sądy pracy w takich sprawach nie mają wiele współczucia dla pracodawcy, bo to na nim ciąży obowiązek ewidencji.

Jedno zastrzeżenie: powyższe dotyczy pracowników na umowie o pracę. Ekipy współpracujące B2B lub na umowach cywilnoprawnych nie podlegają Kodeksowi pracy w tym zakresie. Tyle że jeśli rozliczasz się z nimi godzinowo albo fakturujesz godziny generalnemu wykonawcy, wiarygodne zapisy i tak są Ci potrzebne, tylko z innego powodu: bez nich każda faktura to potencjalny spór.

Papier: tani na starcie, drogi w utrzymaniu

Karty pracy mają jedną prawdziwą zaletę: zaczynasz w pięć minut, bez wdrażania czegokolwiek. Na tym zalety się kończą. Karty giną, mokną i bywają nieczytelne. Godziny są wpisywane z pamięci, często zbiorczo na koniec tygodnia. Nikt nie jest w stanie po miesiącu powiedzieć, czy ósemka w kratce to godziny faktyczne, czy „tak się zawsze wpisuje".

Do tego dochodzi koszt, którego zwykle nikt nie liczy: przepisywanie. Każda karta musi przejść przez czyjeś ręce do Excela albo do księgowości. Przy piętnastu osobach to kilka godzin miesięcznie pracy biura, a każde przepisanie to okazja do błędu, który wychodzi dopiero przy wypłacie.

Excel: krok naprzód, ale z sufitem

Arkusz rozwiązuje problem nieczytelnego pisma i sumowania. Nie rozwiązuje niczego poza tym. Dane nadal powstają po fakcie, z pamięci albo z tych samych papierowych karteczek. Plik ma wersje: „godziny_lipiec_v3_poprawione_OSTATECZNE.xlsx" zna każda firma. Nie ma śladu zmian, więc gdy pracownik kwestionuje wypłatę, nie wiadomo, kto i kiedy poprawił komórkę. I zwykle wszystko przechodzi przez jedną osobę, która staje się wąskim gardłem: jej urlop zatrzymuje rozliczenia.

Dla firmy z jedną budową i czterema osobami to może wystarczyć. Sufit pojawia się wraz z drugą budową i przerzucaniem ludzi między nimi: wtedy sama ewidencja godzin przestaje wystarczać, bo trzeba jeszcze wiedzieć, na którym projekcie te godziny powstały.

Aplikacja: co faktycznie zmienia

Sedno nie tkwi w tym, że telefon jest nowocześniejszy od kartki. Sedno jest takie, że zapis powstaje w momencie zdarzenia, a nie wieczorem z pamięci. Pracownik odbija się przy wejściu na budowę i przy wyjściu, godzina od razu jest przypisana do konkretnego projektu, a kierownik widzi stan na bieżąco zamiast czekać na piątkowe karty. Przepisywanie znika, bo zatwierdzone godziny od razu eksportują się do arkusza dla księgowości.

Uczciwie: aplikacja też ma koszty. Ekipa musi mieć telefony i przejść przez pierwsze dwa tygodnie przyzwyczajania, a firma płaci abonament. Z mojego doświadczenia opór ekipy trwa krócej, niż się właściciele obawiają, pod warunkiem że odbicie zajmuje sekundy i działa bez zasięgu, bo na budowach z zasięgiem bywa różnie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze

• Tryb offline. Piwnica, hala żelbetowa, teren poza miastem: aplikacja musi rejestrować odbicia bez internetu i dosłać je później sama.
• Zatwierdzanie godzin. Ktoś musi mieć ostatnie słowo przed wypłatą. Szukaj jasnego podziału: pracownik rejestruje, kierownik zatwierdza, a każda korekta zostawia ślad.
• Eksport do arkusza. Księgowość i tak pracuje w Excelu. Zatwierdzone godziny powinny wychodzić jednym kliknięciem jako gotowy plik, z podziałem na osoby i projekty.
• Polski interfejs. Narzędzie, którego ekipa nie rozumie, wraca do szuflady po tygodniu.
• RODO i miejsce przechowywania danych. Godziny pracy to dane osobowe. Sprawdź, czy dostawca trzyma dane w Unii Europejskiej i co dokładnie zbiera.

Werdykt jest mniej efektowny niż w typowym rankingu: papier broni się tylko przy bardzo małej skali, Excel jest rozsądnym etapem pośrednim, a aplikacja zaczyna się zwracać w momencie, gdy masz więcej niż jedną budowę albo więcej niż kilka osób i ktoś w firmie spędza godziny na przepisywaniu. Wtedy to już nie jest gadżet, tylko mniej pracy w każdy piątek.